5 Devenisi Bahasa Menurut para Ahli

Laporan

Laporan

      Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
   
     Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

    Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

A. Prinsip – prinsip Penulisan laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

B. Jenis Laporan

Laporan dapat digolongkan menurut :

1. Maksud pelaporan

• Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
• Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
• Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
• Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
• Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2. Bentuk Laporan

• Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
• Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
• Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
• Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
• Laporan berbentuk formulir.
• Laporan berbentuk buku.

3. Waktu Penyampaian

• Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
• Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.

 Sumber : http://girlycious09.wordpress.com/tag/dasar-laporan/

               http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html 

Makalah Analisa Sistem Penjualan Pada OPTIK MUTIA

ANALISA SISTEM PENJUALAN

PADA OPTIK MUTIA

                                                                                      

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah Teori Organisasi Umum 2

JENNO AMRAN

1A111305

Jurusan Sistem Informasi

Universitas Gunadarma

 Depok

2012

 

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikanya Makalah dengan judul :”Analisa Sistem Penjualan Kacamata Pada Optik Mutia”,yang merupakan salah satu syarat mata Kuliah Teori Organisasi Umum 2 jurusan Sistem Informasi di Universitas Gunadarma.

Selama menyelesaikan makalah ini,penulis telah banyak menerima bimbingan,pengarahan,petunjuk,dan saran,serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan makalah ini.Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1.  Bapak Dodi Arief selaku dosen mata kuliah Teori Organisasi Umum 2
2. Bapak Eriko Ruslan selaku Kepala Toko Optik Mutia
3. Orang Tua, keluarga dan juga rekan-rekan yang telah membantu secara tidak langsung.
4. Semua pihak yang terlibat dan membantu dalam pembuatan makalah ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini belum sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari semua.Akhir kata penulis berharap semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya dan semua pihak yang membutuhkan.

Jakarta, 9 April 2012

                                                                                                               Penulis.

                                                                        BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Umum

         Mata adalah salah satu dari lima indera yang diberikan sejak lahir. Pekerjaan yang paling sederhana dilakukan oleh mata adalah mengetahui keadaan lingkungan sekitarnya apakah terang atau gelap.

         Penglihatan yang baik adalah penglihatan yang dihasilkan dari suatu bayangan, dari suatu objek yang diterima oleh retina yang ada di mata bagian belakang melalui suatu sistem optik.

          Cahaya yang masuk ke mata difokuskan oleh lensa mata ke bagian belakang mata yang disebut retina. Bentuk bayangan benda yang jatuh di retina seolah-olah direkam dan disampaikan ke otak melalui saraf optik. Bayangan inilah yang sampai ke otak dan memberikan kesan melihat benda kepada mata

          Saat mata melihat objek yang dekat, lensa mata akan berakomodasi menjadi lebih cembung agar bayangan yang terbentuk jatuh tepat di retina. Sebaliknya, saat melihat objek yang jauh, lensa mata akan menjadi lebih pipih untuk memfokuskan bayangan tepat di retina. Tetapi sering pada umumnya mata tidak dipelihara dengan baik. Dalam hal ini kami ingin mencoba menganalisa sistem yang sedang berjalan di Optik Mutia.

          Optik Mutia merupakan Optik yang menjual berbagai jenis kacamata. Optik Mutia juga melayani konsultasi dan pemeriksaan  kelainan mata. Dalam pengolahan data pada sistem  pemeriksaan, konsultasi dan penjualannya masih terdapat kekurangan-kekurangan. Maka perlu upaya untuk peningkatan sistem ke arah yang lebih baik. Untuk itu penulis mencoba mengambil judul : " Analisa Penjualan Kacamata Pada Optik Mutia".

1.2    Maksud dan Tujuan

     Maksud dari penulisan makalah sebagai berikut :

a.      Sebagai wujud nyata riset yang dilakukan oleh penulis.

b.    Untuk menambah wawasan bagi mahasiswa tentang sistem penjualan pada

     sebuah perusahaan.

c.     Mahasiswa dapat mengetahui dan mempelajari lebih jauh tentang

proses pemeriksaan mata.

d.    Mahasiswa dapat mengetahui proses dan bebaga jenis kelainan mata.

1.3    Metode Penelitian

Metode atau teknik yang digunakan penulis dalam penulisan makalah ini adalah menggunakan metode :

a.     Observasi (pengamatan langsung)

Menurut Hartono(2005:623), ”Observasi adalah penagamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan”.

Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara langsung melihat kegiatan yang dilakukan oleh pegawai.

b.    Interview (Wawancara)

Interview adalah melakukan proses tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber ditempat atau lokasi objek penelitian dilakukan sesuai dengan kebutuhan penulis.

c.     Studi Pustaka

Dalam metode ini penulis mengambil semua bentuk karangan buku – buku yang ditunjuk sebagai referensi yang berhubungan dalam penyusunan makalah ini untuk mempelajari data yang telah dirangkum.

 

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1        Konsep Dasar Sistem

         Definisi secara luas dari sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau sub-sub sistem yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan hingga tujuan atau sasaran tersebut tercapai.

            Disini penulis hanya mencantumkan beberapa pendapat dari para ahli tentang pengertian sistem diantaranya :

            Menurut Jerry Fitz Gerald, Arda F. Fitz Gerald dan Waren D. Stallings, Jr yang dikutip dalam buku  Analisa Desain dan Sistem Informasi, Jogiyanto H.M, MBA, Akt , ph.D (2005,1), mendefinisikan sebagai berikut :

            “Suatu Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran  yang tertentu“ .

            Menurut Norman L.Enger yang dikutip dalam buku Sistem Informasi Manajemen, Tata Sutabri,S.Kom.,MM, (2005,9) mendefinisikan sebagai berikut :

      “Menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan – kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan – tujuan perusahaan, seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi”.  

Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo  yang dikutip dalam buku Sistem Informasi Manajemen, Tata Sutabri,S.Kom.,MM, (2005,9) mendefinisikan sebagai berikut :

      “Menyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objek – objek atau unsur – unsur atau komponen – komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain”. 

      Menurut Mc.Leod (1995) yang dikutip dalam buku Analisis dan perancangan Sistem Informasi, Hanif Al Fatta, (2007,4) mendefinisikan sebagai berikut :

      “Sistem sebagai sekelompok elemen – elemen yang terintegritas dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”

      Sedangkan menurut Scott (1996) sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input),  pengolahan (processing), serta keluaran (output).

A.     Karakteristik Sistem

         Model umum sebuah system adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula sebuah system memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1.      Komponen ( Components )

      Suatu system terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.

2.      Batasan ( Boundary )

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi  antara sistem dengan sistem  lainnya atau system dengan lingkungan luarnya.

3.            Lingkungan luar ( Environments )

   Bentuk  apapun  yang  ada  di  luar  ruang  lingkup  atau  batasan  sistem  yang

         mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar sistem.

4.      Penghubung ( Interface )

Sebagai media yang menghubungkan system dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung system dan interface. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya.

5.      Masukan ( Input )

Energi yang dimasukan kedalam system disebut masukan system, yang dapat berupa pemeliharaan dan sinyal.

6.      Keluaran ( Output )

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

7.      Pengolah ( Procces )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan meribah masukan menjadi keluaran.

8.      Sasaran ( Objective )

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

B.     Klasifikasi Sistem

Sistem memiliki yang berbeda untuk semua kasus yang terjadi yang ada di setiap system tersebut. Oleh karena itu system dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :

1.      Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2.      Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

         Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem  buatan manusia  merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

3.      Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilistik.

4.      Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

            Pada sistem terdapat siklus hidup sistem yang terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah – langkah pendekatan sistem. Daur ulang sistem terdiri dari beberapa tahapan antara lain :

1.            Mengenali Adanya Kebutuhan

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang dapat dikenali. Kebutuhan dapat terjadi karena adanya perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat dari kapasitas system yang ada.

2.            Pembangunan Sistem

Suatu  proses  atau  seperangkat  prosedur  yang  harus  diikuti  untuk  menganalisa

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan.

3.            Pemasangan Sistem

Pemasangan Sistem merupakan tahap yang paling penting dalam daur hidup sistem, dimana peraliahan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

4.            Pengoperasian Sistem

Program – program komputer dan prosedur – prosedur  pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis., karena itu semua harus dipengaruhi atau diperbaiki.

5.            Sistem Menjadi Usang

Terjadinya sistem menjadi usang apabila sistem tersebut sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun.

C.          Komponen Sistem Informasi

Dalam sistem terdapat enam komponen sistem yaitu :

1.            Blok Masukan

         Ialah input yang mewakili data yang masuk ke dalam sistem, masukan (input) disini berupa penangkapan data dan metode-metode yang dimasukkan kedalam sistem informasi dsn menghasilkan suatu keadaan.

2.            Blok Model

            Ialah kombinasi dari prosedur, logika dan matematika uantuk memanipulasi data masukan ( input ) dan menghasilkan data keluaran yang diinginkan.

3.            Blok Keluaran

Ialah keluaran yang menghasilkan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang digunakan untuk semua tingkatan manajemen serta pemakai sistem.

4.            Blok Teknologi

Terdiri dari  3 (tiga) bagian yaitu brainware, software dan hardware yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu mengendalikan sistem secara keseluruhan.

5.      Blok Basis Data

Organisasi basis data yang baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas dan berkapasitas menyimpan yang efisien. Basis Data diakses dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

6.      Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat cepat diatasi.

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing – masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

D.           Pengertian Informasi

Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dan lain sebagainya. Informasi diibaratkan darah yang mengalir dalam tubuh organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem mengolah data menjadi informasi atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi bentuk yang berguna bagi penerinmanya.

1.      Kualitas Informasi

         Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu seperti yang akan dijelaskan dibawah ini :

a.      Akurat ( Accurate )

         Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan.

b.      Tepat Waktu ( Timelines )

         Yang dimaksud dengan tepat pada waktunya adalah informasi yang akan datang pada penerimanya tidak boleh terlambat.

b.      Relevan ( Relevance )

         Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

2.         Nilai Informasi

            Nilai   dari   informasi   ditentukan   dari   dua   hal,  yaitu  manfaat   dan    biaya mendapatkannya.  Suatu  informasi   yang   bernilai  bila   manfaatnya   lebih   efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Informasi  merupakan  hal  yang  sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan informasi dapat diperoleh dari data sistem informasi ( information system ).

2.2.1.      Peralatan Pendukung (Tools System)

Untuk merancang suatu sistem informasi yang baik itu, selain berskala besar maupun sistem berskala kecil memerlukan peralatan pendukung yang akan digunakan untuk pembuatan sistemnya. 

BAB  III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1  Umum

         Orang kota bisa dibilang memiliki resiko lebih tinggi memiliki cacat mata dibanding orang yang ada di desa. Faktanya adalah bahwa kebanyakan orang di kota menghabiskan banyak waktu bekerja atau berada di tempat yang jarak pandang yang tidak jauh. Contoh aktifitasnya adalah seperti bekerja di depan komputer, membaca buku, bekerja di dalam ruangan tertutup yang sempit. Untuk itu seseorang harus memperhatikan kesehatan matanya dengan menjaga keseimbangan jarak pandang kita antara yang jauh dan yang dekat.

Ada beberapa cacat mata yang umum ditemui yaitu:

a.       Rabun jauh

Satu jenis cacat mata yang penglihatannya tampak buram jika melihat benda-benda jauh.

Saat melihat benda jauh, bayangan jatuh di depan retina. Oleh suatu mekanisme yang otonom dan terintegrasi yang melibatkan sistem saraf sensoris, motoris, dan otot serta struktur mata lainnya, keadaan ini dikompensasi dengan mengurangi kecembungan lensa.

b.      Rabun dekat

Kurang jelas penglihatan jika melihat dari jarak dekat; hipermetropia. Dengan berkurangnya kemampuan mata untuk fokus pada jarak dekat seperti membaca karena usia yang mulai menua.

c.        Silinder

Mata menjadi silinder disebabkan kelengkungan kornea yang tidak rata penyakit ini tidak dapat disembuhkan kecuali dengan operasi dan dapat diringankan dengan kacamata.       

Telah dijelaskan fungsi mata sangat penting bagi kehidupan. Pemeriksaan mata teratur sangatlah penting untuk deteksi dan penanganan dini. Cara yang paling umum digunakan untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggunakan kacamata. Setidaknya itu penjelasan dari optikan ketika berencana membeli kacamata

3.2  Tinjauan Perusahaan

          Optik Mutia yang terletak di Jl.Margasatwa No.17 Pondok Labu Jakarta Selatan ini merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak dibidang penjualan frame dan kacamata beresep.Lokasi Optik Mutia sangat strategis yaitu pertemuan dua jalan utama dari arah Ragunan dan dari arah Gandul.Dengan ini tentunya akses dari para calon pasien tentu lebih mudah dan ini sangat menguntungkan ke penjualan Optik Mutia sendiri.

3.2.1    Sejarah Perusahaan

          

Optik Mutia berdiri pada tahun  14 Juni 2001 yang diprakarsai oleh Eriko Ruslan,RO. Tujuannya untuk mengamalkan ilmu yang telah diperolehnya setelah lulus kuliah DIII di  Akademi Refraksi Optical.Secara resmi Optik Mutia diresmikan pada tanggal 21 Juni 2001 ditandakan dengan acara syukuran yang mengundang ulama beserta RT setempat.Tahun pertama setelah dilantik frame yang dijual di Optik Mutia masih diambil dari sales karena masih melihat permintaan konsumen.Setelah melihat perkembangan yang dialami barulah Optik Mutia mengambil frame langsung ke distributor.Dari awal berdiri sampai sekarang Optik Mutia mengalami renovasi interior sebanyak satu kali untuk meningkatkan penjualan.Semakin meningkatnya kemajuan teknologi alat-alat pendukung Optik Mutia juga mulai dilengkapi mulai dari komputer untuk pemeriksaan,lensmeter, dan alat untuk mencuci kacamata.Barang yang diperjual belikan di Optik Mutia tidak hanya sebatas kaca mata saja tetapi juga menyediakan asesoris-asesoris yang secara tidak langsung berhubungan dengan kacamata.

3.2.2    Struktur Organisasi dan Fungsi

     Struktur organsisi adalah pengembangan secara grafik struktur kerja dari suatu organisasi,selain itu juga dengan adanya sturuktur organisasi ini dapat memberikan ketegasan dalam hal batas wewenang serta tanggung jawab kepada masing-masing anggota yang ditugaskan ini maka mereka akan dapat menunaikan tugasnya dengan baik.

  Secara garis besar struktur organisasi Optik Mutia dapat digambarkan sebagai berikut :

                                                                                                                                           

                                                                                                                                           

Gambar III.1

Struktur Organisasi Optik Mutia

Sedangkan tugas dan fungsi dari masing-masing bagan struktur organisasi dari Optik Mutia tersebut yaitu :

1.   Pemilik atau Kepala Toko

Pemilik merupakan top manajemen yang membuat keputusan akhir dari kebijaksanaan serta tanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan yang ada pada Optik Mutia. Tugas pemilik perusahaan optik mutia adalah sebagai penanggung jawab terhadap perkembangan  perusahaan serta sebagai pengambil keputusan dan kebijaksanaan perusahaan.

2.   Kasir

Kasir adalah orang menjalankan sistem ini. Mengelola segala sesuatu yang  berhubungan dengan administrasi seperti pembelian dan penjualan.Juga melakukan pencatatan laporan setiap bulannya.

3.   Bagian Pemeriksaan

Bagian ini memiliki tanggung jawab terhadap pemeriksaan mata costumer.Pemeriksaan dilakukan dengan komputer dan manual agar mendapatkan data yang akurat tentang mata costumer.

4.   Bagian Order Barang

Bagian order barang menerima perintah dari kasir untuk melakukan pengorderan lensa yang akan dipasangkan ke bingkai kacamata.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

 Suatu prosedur memberikan instruksi terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur, instruksi itu mengarah pada karyawan dalam organisasi untuk pelaksanaan tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang konsisten pada situasi tertentu.

Ada lima proses didalam sistem penjualan kacamata beresep di Optik Mutia.Kelima prosedur itu adalah :

1.      Proses pemesanan

 Customers datang ke bagian kasir untuk konsultasi masalah mata yang dialami oleh Customer.Setelah itu kasir memberikan formulir pemesanan kepada costumer untuk diisi.setelah data diisi semua costumer menyerahkan kembali kebagian kasir untuk dicek data yang diisikan.Setelah itu melakukan pemeriksaan mata di ruang periksa.

2.      Proses pemeriksaan

Bagian pemeriksa menerima Formulir Pemesanan yang diserahkan oleh bagian kasir.Setelah itu dilakukan pemeriksaan dengan menggunakan komputer dan manual agar data yang didapat akurat.Setelah diperiksa, bagian pemeriksaan ( Refractionist Optisien ) mengeluarkan form hasil pemeriksaan mata Customer.Hasil pemeriksaanya diserahkan kebagian untuk melakukan pembayaran pemesanan lensa.Setelah itu kedua data ini diarsipkan oleh bagian.

3.      Proses pembayaran

Customer memilih frame yang tersedia di Optik Mutia untuk dipasangi lensa sesuai dengan hasil pemeriksaan.Costumer melakukan pembayaran sesuai dengan biaya yang telah disepakat. Kemudian kasir membuatkan nota kontan  dua rangkap berdasarkan hasil pemeriksaan dan form pemesanan tadi..,rangkap pertama berwarna putih diserahkan kepada costumer sebagai bukti pengambilan kacamata  pada tanggal yang ditentukan.Rangkap kedua berwarna kuning disimpan oleh bagian kasir.Kemudian kasir membuat Daftar Pemesanan Lensa untuk diserahkan kebagian order yang akan dibawa ke labotarium dengan frame kacamata yang telah dipilih oleh costumer.Berikutnya bagian order menyerahkan Daftar pemesanan Lensa yang telah ditandatangani oleh lab bersama kacamata yang telah terpasang lensa sesuai ukuran.kemudian kasir mengarsipkan Daftar Pemesanan Lensa yang telah ditandatangani oleh labotarium tersebut.

4.      Proses pengambilan

Costumer datang sesuai tanggal yang dijanjikan.Kasir meminta nota kontan putih untuk dicocokkan dengan data dengan arsip yang ada..Kasir menyerahkan kacamata kepada costumer sekaligus membuatkan kartu  Hasil Pemeriksaan yang bisa digunakan jika costumer melakukan servis dengan membawa kartu ini akan mendapatkan layanan gratis.

5.      Proses pembuatan laporan

Kasir akan mengambil setiap bulan data dari Nota Kontan Putih yang merupakan data pembayaran costumer untuk dibuatkan laporan data penjualan perbulan yang akan diserahkan kepada kepala toko.

  

3.4  Permasalahan Pokok

      

Permasalahan yang penulis amati pada Optik Mutia antara lain :

a.       Semua proses yang ada pada Optik Mutia tersebut masih mengugunakan sistem manual.Walaupun laporan sudah menggunakan komputer,tetapi hanya sebatas melibatkan program Microsoft Word dan Exel saja.

b.      Sistem penyimpanan dokumen pada Optik Mutia ini masih kurang baik.Sehingga menyebabkan ada beberapa dokumen yang hilang.

3.5  Alternatif Pemecahan Masalah

Penulis menyarankan beberapa alternatif pemecahan masalah untuk Optik Mutia, yaitu :

a.        Sebaiknya Optik Mutia menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi sehingga pancatatan dan pengolahan setiap transaksi Optik Mutia menjadi lebih mudah dan cepat.

b.      Dokumen-dokumen sebaiknya disimpan secara rapi pada suatu tempat khusus untuk penyimpanan sehingga memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu dokumen tersebut diperlukan lagi.

BAB  IV

PENUTUP

4.1     Kesimpulan

        

   Dari hasil penjelasan mengenai sistem penjualan kacamata di Optik Mutia penulis dapat

mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1.             Sebaiknya toko Optik Mutia menggunakan sistem yang lebih spesifikasi agar dalam pencatatan dan pengolahan laporan keuangan lebih rapih dan teratur. Dengan sistem penggunaan database, diharapkan kinerja karyawan akan menjadi lebih baik.

2.             Meningkatkan pelayanan  yang lebih baik kepada pelanggan, agar pelanggan lebih puas dan akan datang kembali.

3.              Penulis juga menyarankan agar pencatatan transaksi keuangan pada buku kas mengikuti aturan pencatatan akuntansi yang baik sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan setiap bulannya, atau setiap tahunnya.

4.              Dokumen-dokumen sebaiknya disimpan secara rapi pada suatu tempat khusus sehingga memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu dokumen tersebut diperlukan lagi

5.             Sebaiknya para karyawan diberi bimbingan dan pelatihan keterampilan setiap bulannya, hal      ini sangat penting dalam melayani pelanggan        

4.2    Saran

Setelah selesai penulisan makalah ini, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang sesuai dengan kemampuan dan disiplin ilmu yang penulis miliki. Adapun beberapa saran yang akan disampaikan penulis adalah sebagai berikut :

1.            Pembangunan sistem baru perlu dilakukan secepat mungkin jika keberadaan akan sistem tersebut memang sudah diperlukan.

2.            Perancangan sebuah sistem informasi yang menggunakan komputer perlu diadakan pelatihan personil yang ada dan tertib di dalam sistem tersebut.

3.            Pengetahuan komputer pada sebuah sistem informasi diadakan pengamanan yang meliputi back up data dan penggunaan password.

4.            Penggunaan teknik komputer terbaru dapat menjadi alternatif pilihan untuk diterapan pada sebuah sistem informasi yang baru. 

5.            Pemeliharan secara berkala terhadap hardware dan software perlu dilakukan apabila telah menggunakan sistem komputerisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono,Jogiyanto.2005.Analisis & Desain Sistem Informasi:pendekatan terstruktur

            teori dan praktek aplikasi bisnis.Edisi III.Yogyakarta:Andi

Gordon, B. Davis.2002. Kerangka dasar sistem informasi manajemen. Bagian I : Pengantar. PPM ( PT. PUSTAKA BINAMAN RESSINDO ) Jakarta.

HM. Jogiyanto. 2005.Analisa dan Desain Sistem Informasi Manajemen.Edisi ketiga.Andi Yogyakarta.

Sutabari, Tata,S.Kom.2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta